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comment créer un espace de travail partagé

comment créer un espace de travail partagé

Toujours sur le sujet de Travailler intelligemment, en équipe est la proposition de Microsoft qui s’adresse aux entreprises et vise à fournir une plateforme de communication et de collaboration unifiée dans un espace de travail partagé qui permet de travailler de n’importe où, de discuter avec l’équipe et de collaborer sur des fichiers. Microsoft Teams est en concurrence directe avec Slack et remplacera bientôt Skype for Business comme plateforme de communication collaborative pour les petites et grandes entreprises.

Teams est intégré à Office 365, la suite bureautique en ligne de Microsoft, ce qui signifie qu’elle est liée à d’autres services de Microsoft Office, tels que Word et Excelainsi que ses services de stockage et de partage dans le nuage tels que SharePoint et des applications comme PowerPoint, OneNote, Planificateur, Power BI et Delve.

Ainsi, tous les documents, feuilles de calcul et présentations partagés au sein d’une équipe sont synchronisés avec une copie dans l’archive en nuage OneDrive de Microsoft et un environnement SharePoint local, de sorte que chaque membre de l’équipe a toujours accès à la dernière version. L’édition collaborative de ce contenu partagé est également possible, les changements de chaque utilisateur étant reflétés en temps réel dans le logiciel Office.

Les canaux de l’équipe peuvent également communiquer avec des services externes par connecteurs. Des connecteurs existent déjà pour envoyer les mises à jour de GitHub, Evernote, Zendesk, MailChimp, SAP SuccessFactors et Salesforce aux canaux Teams, et un cadre API est disponible pour en permettre d’autres, permettant aux entreprises de connecter leurs applications internes.

Microsoft Teams est conçu pour répondre aux mêmes normes que la sûreté et la sécurité Les données Office 365 telles que l’authentification à deux facteurs, l’accès unique via Active Directory et le cryptage des données en transit et au repos.

À qui s’adressent les équipes Microsoft ?

Le service est disponible pour les abonnés à la suite Office 365 de Microsoft, basée sur le cloud. Microsoft affirme qu’il est disponible pour la « plupart » des clients professionnels d’Office 365, les équipes étant activées pour les abonnés Business Essentials, Business Premium, E1, E3 et E5.

Les équipes Microsoft pour l’éducation dispose d’une série de fonctionnalités conçues pour aider les enseignants et les élèves : comme la possibilité d’extraire les horaires du système d’information de l’école, les blocs-notes OneNote intégrés et les outils de gestion des devoirs pour aider les enseignants à évaluer et à fournir un retour d’information.

Comment configurer les équipes Microsoft

Pour commencer utiliser les équipes Microsoft vous devez aller sur https://teams.microsoft.com et saisir l’adresse électronique à utiliser avec les équipes Microsoft gratuit.

Une fois connecté à votre compte Microsoft, sélectionnez « Download Windows App » pour télécharger et installer l’application sur votre appareil Windows, MacOS, iOS, Android ou Linux.

La version par navigateur de l’application Web ne prend pas en charge les appels ou les réunions en temps réel, mais il est parfois plus rapide d’accéder à Team via un navigateur. Si vous souhaitez accéder à Teams via votre navigateur sans télécharger l’application, cliquez sur « Utiliser l’application Web ».

Ensuite, cliquez sur « S’inscrire aux équipes » pour commencer à mettre en place votre organisation.

Une nouvelle page Web s’ouvrira, où vous pourrez lire une liste complète des caractéristiques et comparer les plans tarifaires. Je vous rappelle que Teams est gratuit si vous l’utilisez sans les autres applications de Microsoft Office 365.

Si vous rejoignez une organisation existante, choisissez « Utilisez-vous déjà des équipes ? Registre ». Une fois connecté, vous serez prêt à explorer l’infrastructure des équipes existantes de votre organisation et à commencer à discuter avec vos collègues.

Si vous créez une nouvelle organisation, cliquez sur « S’inscrire gratuitement ».

Entrez votre adresse électronique et sélectionnez « Suivant ».

Indiquez vos nom et prénom et le nom de votre entreprise ou organisation. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Set ».

En supposant que le nom de votre organisation n’ait pas déjà été utilisé, les équipes commenceront à créer votre organisation et afficheront ensuite l’application web. Une fois connecté à Teams pour la première fois, il vous sera demandé votre nom et votre photo (tous deux facultatifs), puis vous serez guidé à travers son interface et ses fonctionnalités.

Comment inviter des personnes dans les équipes Microsoft

Vous recevrez un courriel avec un lien que vous pourrez envoyer à vos collègues pour les inviter à rejoindre votre nouvelle organisation.

Vous pouvez toujours inviter de nouvelles personnes à rejoindre votre organisation dans l’application Teams.

Sélectionnez l’onglet « Équipe » à gauche, puis cliquez sur « Ajouter des personnes ».

Équipes Microsoft : invitation

Dans ce menu, vous pouvez copier un lien d’invitation dans le presse-papiers, inviter des contacts directement à partir de la liste de contacts électroniques ou inviter des personnes ayant des adresses électroniques différentes. Ces adresses électroniques ne doivent pas nécessairement être des adresses électroniques Microsoft, mais vos invités seront invités à utiliser leurs adresses électroniques pour créer un compte Microsoft.

Vos invités recevront un e-mail. Pour rejoindre l’organisation, vos collègues doivent cliquer sur « Join Teams » dans ce courriel. Ils peuvent également cliquer sur les boutons  » iOS  » et  » Android  » pour installer l’application mobile pour leurs appareils respectifs.

Vous et vos collègues pouvez désormais collaborer à distance via les équipes Microsoft. Vous pouvez créer une meilleure plate-forme de communication en créant de nouvelles équipes au sein de votre organisation, en intégrant des équipes avec Office 365 et en partageant votre écran, vos fichiers ou vos photos préférés.

Comment utiliser les équipes Microsoft ?

Teams vous permet de former rapidement un équipe avec des personnes internes et externes à l’organisation, chat avec d’autres utilisateurs pour mener des conversations rapides et inclusives, partager en toute sécurité et produire des documents en mode partagé et effectuer des itérations sur des projets. Vous pouvez personnaliser les équipes en ajoutant un accès rapide aux notes, pages web et applications partagées. Utiliser les réunions et appels pour collaborer en temps réel, où que vous soyez. Les équipes simplifieront l’accès aux services d’Office 365 et aux applications de tiers, un environnement unique pour les besoins communs de collaboration et de communication.

L’interface Microsoft Teams est conçue pour tirer le meilleur parti de votre collaboration et aider votre équipe à partager et à communiquer dans un environnement unique. Dans le menu de gauche, il est mis en évidence :

  • Actions – Vérifiez tous vos messages, mentions, réponses et autres notifications non lues.
  • Chat – Vous pouvez commencer à chatter en sélectionnant des contacts d’invitation dans la liste de contacts par courriel ou sélectionner « Inviter par courriel » pour entrer manuellement le nom de la personne à qui vous souhaitez envoyer une invitation.
  • Équipes – À partir de ce menu, vous pouvez ajouter des personnes, trouver les chaînes auxquelles vous appartenez ou créer la vôtre. Dans le cadre de ces canaux, vous pouvez organiser des réunions, tenir des conversations et partager des fichiers. Vous trouverez dans les questions fréquemment posées de nombreux guides utiles pour utiliser la plateforme.
  • Appelez – Dans certains cas, si votre organisation l’a configuré, vous pouvez appeler n’importe qui à partir de Teams, même s’il n’utilise pas la plateforme.

Utilisez la boîte de commande ci-dessus pour rechercher des personnes ou des objets spécifiques, effectuer des actions rapides ou lancer des applications.

Équipes Microsoft : interface

Voyons maintenant ce que le étapes rapides pour commencer à utiliser les équipes Microsoft.

  1. Créer une équipe et y ajouter des personnes
    • Sélectionnez Rejoindre ou créer une équipe > Créer une équipe.
    • Sélectionnez Inviter l’organisation pour inviter les gens à faire partie de l’équipe.
  1. Ajouter des canaux pour que l’équipe reste organisée
    • Sélectionnez Créer d’autres canaux.
    • Ajoutez le nom de la chaîne, sa description et sélectionnez Ajouter pour créer la chaîne.
  1. Engager une nouvelle conversation sur un canal
    • Dans un canal, tapez un message pour entamer une conversation.

Les gens peuvent répondre directement à l’utilisateur.

  1. Démarrer un chat privé avec une autre personne
    • Sélectionnez Chat > Nouveau chat.
    • Tapez un nom et choisissez une personne.
    • Tapez un nouveau message et sélectionnez Envoyer.
  1. Convertir un fichier en un onglet pour un accès instantané
    • Passez au fichier souhaité.
    • Sélectionnez Autres options > Ajouter à la carte.

Inviter les gens d’utiliser la version gratuite de Microsoft Teams pour commencer à l’utiliser avec l’équipe.

Sélectionnez « Inviter d’autres utilisateurs dans votre organisation ». Il existe trois options :

    1. Copier le lienCréez un lien et partagez-le dans un message électronique.
    2. Inviter des contactsInvitez les personnes figurant sur la liste de contacts.
    3. Invitation par courrier électroniqueL’invitation peut être envoyée à n’importe quelle adresse électronique.

Créer un tableau d’affichage avec Planner pour organiser l’équipe en équipes Microsoft.

  1. Dans une chaîne, sélectionnez Ajouter une carte.
  2. Sélectionnez Planificateur.
  3. Sélectionnez Créer un nouveau plano utiliser un système existant et sélectionnez ensuite Sauvegarder.
  4. Avec un tableau de planification, c’est possible :
    • Créer des conteneurs
    • Ajouter et attribuer des tâches
    • Activités de mise à jour
    • Avancement graphique

Charger et trouver des fichiers

Partout dans les équipes, cherchez l’icône du trombone pour joindre un dossier. Alternativement :

  • Accéder à la carte Dossier.
  • Sélectionnez Télécharger.
  • Sélectionnez un ou plusieurs fichiers à partir de votre ordinateur ou de votre compte OneDrive for Business.
  • Sélectionnez Ouvrez.

Filtrez les fichiers pour trouver des documents récents, ceux qui ont été créés ou modifiés dans vos chaînes, ou qui ont été téléchargés sur votre ordinateur.

  1. Sélectionnez Dossier et choisir un filtre :
    • RécentLes fichiers récents que vous avez consultés ou modifiés.
    • Les équipes Microsoftles fichiers créés ou modifiés dans vos chaînes.
    • Téléchargerles fichiers que vous avez téléchargés de Teams. Sélectionnez Ouvrir le dossier de téléchargement pour les trouver.
  2. OneDrive est connecté par défaut. Si vous le souhaitez, sélectionnez un autre fournisseur de stockage en nuage à utiliser dans les équipes.

Équipes Microsoft : onedrive

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Robin Vigneron

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Robin est un passionné de nouvelles technologies et il n'hésites pas à creuser le web pour vous trouver les meilleurs bons plans et astuce High-Tech !
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