G Suite, emails d’expiration et d’accès programmés

Comme annoncé ces derniers mois, Gmail s’apprête à introduire une nouvelle fonctionnalité dans sa suite G afin que chaque utilisateur ait la possibilité de gérer une date d’expiration pour les e-mails envoyés. Google a appelé cette fonction « mode confidentiel » et a annoncé la date à laquelle ce service entrera officiellement en vigueur : le 25 juin 2019.

Mode confidentiel

L’explication de ce que le « mode confidentiel » peut offrir est offerte directement par Google :

Les utilisateurs de Gmail peuvent aider à protéger les informations sensibles contre tout accès non autorisé en utilisant le mode confidentiel de Gmail. Les destinataires de messages confidentiels ne peuvent transmettre, copier, imprimer ou télécharger ces messages, y compris les pièces jointes. Les utilisateurs peuvent fixer une date d’expiration pour les messages, révoquer la possibilité d’y accéder à tout moment et demander un code de vérification par SMS pour permettre l’accès à leur contenu.

Grâce à un système de gestion des droits à l’information (IRM), l’administrateur peut gérer en détail et de façon granulaire toutes les options disponibles, bloquant le transfert, le copier/coller, le téléchargement et l’impression des messages.

Confidential mode

Le contenu est protégé par Vault, qui transforme le contenu du message en lien. Lorsque le courriel est ouvert par une boîte aux lettres activée, le lien est interprété et le contenu est rendu directement accessible ; lorsque le contenu n’est pas activé, il retourne au mode masqué dans lequel l’utilisateur tiers peut seulement accéder au lien et finalement à une page de refus.

Grâce à ce mécanisme, toute transmission de messages est donc potentiellement rendue inutile, empêchant la fuite massive et automatique d’informations confidentielles.

Comment régler le mode confidentiel

Tous les utilisateurs de G Suite peuvent profiter du « mode confidentiel » dès le début seulement si l’administrateur du compte décide d’activer la version bêta actuelle. Ce choix peut se faire par l’itinéraire approprié :

Applications > G Suite > Paramètres pour Gmail > Paramètres utilisateur

Dans ce menu, vous pouvez :

  • désactivez cette option sur les emails envoyés au domaine géré ;
  • activer la version bêta immédiatement (option valide jusqu’au 24 juin) ;
  • activer l’option, qui sera le choix par défaut à partir du 25 juin.

L’utilisateur individuel de la Suite G qui souhaite profiter de cette opportunité peut utiliser l’icône sur l’interface, accédant ainsi au menu où vous pouvez définir la date d’expiration du message et tout accès par code d’accès SMS :

Come abilitare le opzioni della confidential mode

Les limites du mode confidentiel

Google veut cependant être clair : bien que le contenu puisse être protégé, il ne peut jamais l’être complètement. Les raisons sont essentiellement techniques, constituant ainsi une barrière suffisante pour une utilisation quotidienne, mais sans offrir de garanties absolues pour des contenus réellement sensibles :

bien que le mode confidentiel aide à prévenir le partage accidentel de courriels par les destinataires, il n’empêche pas les destinataires de prendre des captures d’écran ou des photos de messages ou de pièces jointes.

Lorsque vous choisissez d’utiliser le « mode confidentiel », vous devez disposer d’une totale sécurité de fonctionnement de ce mode, pour lequel un rapport complet est disponible sur la page explicative faite dans Mountain View.

 

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