Guide d’utilisation et principales fonctions

Google offre aux utilisateurs un service très utile appelé Google Drive. Il s’agit d’un service web, développé dans un environnement de l’informatique en nuage basé sur un logiciel open sourcequi vous permet de stocker et de synchroniser vos documents et fichiers en ligne, y compris la gestion des feuilles de calcul, avec l’outil Google Sheets.

Google Drive : ce qu’il est et ce qu’il offre

Google Drive comprend des services de hébergement de fichiers, partage de fichiers et l’édition collaborative de documents et peut être utilisée à la fois depuis un ordinateur de bureau et un téléphone portable, également grâce à une application spéciale (pour Android et iOS). Pour utiliser Drive from PC, il suffit d’avoir un navigateur web installé, sans avoir besoin d’installer des composants localement.

Parmi les points forts de l’outil, on peut citer économiser en permanence sur les nuages automatiquement le travail que vous effectuez, vous permettant de naviguer entre les différentes versions et révisions du fichier (en indiquant éventuellement l’auteur du changement de portée), de restaurer celles qui vous intéressent à tout moment et de faire « défaire », en annulant ce que vous avez précédemment tapé, pratiquement indéfiniment, aux origines du fichier. Pour accéder à l’historique de Google Sheets, il suffit d’aller dans le menu « Fichier », de sélectionner « Historique des versions », puis « Afficher l’historique des versions de Google Sheets ».Versions en feuilles

Bien entendu, vous pouvez également travailler sur le document hors ligne (lorsque vous vous reconnectez, le travail est synchronisé) et partager le fichier avec d’autres contributeurs, ce qui leur permet de modifier le fichier ou simplement de le lire. Pour pouvoir travailler hors ligne, vous devez définir l’option dans le menu « Fichier », en sélectionnant « Mettre à disposition hors ligne“.

Pour partager un fichier, vous devez aller dans « Fichier » puis dans « Partager » (vous pouvez aussi simplement cliquer sur le bouton en haut à droite de l’écran « Partager » ou « Partager »), entrez l’adresse électronique de la personne avec laquelle vous souhaitez partager la feuille de calcul et attribuez-lui le niveau de permission (comme « Voir seulement » ou « Peut modifier »). De plus, en allant dans le menu « Avancé », vous pouvez sélectionner d’éventuelles conditions supplémentaires de confidentialité.

Fiches d'information

À l’intérieur de Google Drive, nous trouvons, outre la possibilité de stocker des fichiers dans n’importe quel format sur le cloud (l’espace libre de Drive disponible est de 15 Go), une suite qui est proposée, essentiellement, comme une alternative gratuite et multiplateforme à Microsoft Office. En fait, il comprend des outils comparables à Microsoft Word, qui dans Google Drive est appelé Google Docs ou Documents GoogleMicrosoft Powepoint, qui dans Google Drive s’appelle Présentations de Google ou Google Slides, Microsoft Excel, qui dans Google Drive est appelé Feuilles Google ou Google Spreadsheets, etc.

Voyons comment l’alternative de Big G à Excel, Google Sheets, fonctionne pour créer Feuilles de calcul en ligne, éventuellement à exporter vers votre PC, et comment profiter de ses principales fonctionnalités, en définissant les formules les plus courantes et les plus utiles.

Google Sheets : comment appliquer des formules

Google Sheets prend en charge la même formules de cellules qui sont normalement disponibles dans la plupart des programmes de traitement des feuilles de calcul. Ainsi, si vous êtes habitué à utiliser Microsoft Office ou OpenOffice ou LibreOffice, etc., vous n’aurez pas de problèmes pour utiliser les tableurs Google de la même manière et profiterez de l’avantage de pouvoir travailler en ligne, même à partir de plusieurs appareils, où que vous soyez, sans perdre le travail effectué.

Pour en revenir aux fonctions de Google Sheets, celles-ci peuvent être utilisées pour formules qui traitent les données et calculent des chaînes et des nombres, pour générer des graphiques, mais aussi pour mettre en évidence des cellules, pour modifier dynamiquement la présentation de la feuille de calcul, pour importer des données d’une source externe, pour créer des tableaux croisés dynamiques, etc.

La langue à utiliser, selon ses habitudes, pour les fonctions peut être modifiée, en choisissant entre l’anglais, l’italien et d’autres langues. 21 langues.

Pour entrer une formule vous devez effectuer les démarches suivantes :

  • ouvrir une feuille de travail ;
  • positionnez-vous dans la cellule où vous voulez entrer la formule ;
  • tapez dans la cellule le symbole égal (=) suivi de la fonction que vous voulez utiliser.

Guide d'utilisation et principales fonctions 2

Vous pouvez également consulter des suggestions de formules et des intervalles basés sur les données : une fenêtre d’aide sur la fonction est affichée tout au long de la procédure d’édition, indiquant à l’utilisateur la définition de la fonction et sa syntaxe, ainsi qu’un exemple de référence utile. Si vous avez besoin de plus d’informations, il vous suffit de cliquer sur le lien « Plus d’informations » en bas de la fenêtre d’aide pour ouvrir l’article complet.

Formule des fiches de suggestions

Google Sheets : comment sélectionner des données

Pour sélectionner rapidement l’ensemble du contenu d’une colonne, il suffit d’appuyer sur la combinaison de touches CTRL+Maj et de déplacer la flèche vers le bas ou vers le haut. Pour sélectionner une ligne, appuyez sur CTRL+Maj et déplacez-vous ensuite avec la flèche droite ou gauche.

Le des gammes de cellules sont indiqués par la syntaxe « A1:B2 », c’est-à-dire en entrant la cellule de début et de fin, en insérant les deux points ( 🙂 entre eux. Pour sélectionner des plages de cellules non contiguës, utilisez la virgule (,) par exemple : (A2,A4, A7).

Pour sélectionnez un intervalle des cellules auxquelles la formule doit être appliquée, indiqué par une parenthèse grise qui apparaît à côté du curseur où l’intervalle de la formule doit être spécifié, il suffit de se déplacer avec les flèches du clavier sur la feuille. Vous pouvez également cliquer à l’intérieur de la feuille pour sélectionner un intervalle pendant que vous modifiez la formule. Bien entendu, vous pouvez également sélectionner des intervalles non adjacents. Pour sélectionner plusieurs cellules, cliquez et maintenez la touche CTRL de votre clavier (CMD sur un Mac) tout en sélectionnant les cellules que vous voulez inclure dans la formule.

L’utilisation appropriée des parenthèses vous permet d’utiliser des formules imbriquées. Un exemple de formule imbriquée : =ABS(SUM(A1:A7)) qui calcule la valeur absolue de la somme. Lorsque vous sélectionnez une formule imbriquée dans une cellule, où d’autres cellules sont référencées, elles sont mises en évidence par des couleurs contrastées pour vous aider à comprendre plus facilement ce que vous faites et à créer correctement une formule.

Google Sheets : les références relatives et absolues

En faisant glisser la formule sur une cellule adjacente, la cellule retravaillera les valeurs à prendre en considération, en adaptant parallèlement le point à prendre comme référence. Par exemple, si vous additionnez toutes les valeurs d’une plage, le fait de déplacer la formule au début de la colonne suivante permet de calculer la nouvelle somme en se référant à la nouvelle colonne. Dans ce cas, on parle de références connexes.

Toutefois, si nous ne voulons pas que cela se produise, nous pouvons utiliser certains références absolues en plaçant le symbole du dollar ($). Par exemple, si nous voulons que la cellule qui contient la valeur d’incrément fixe (A1 par exemple) soit verrouillée à la fois dans la référence de colonne et dans la référence de ligne, nous devons l’insérer dans les formules comme référence absolue, c’est-à-dire dans la syntaxe $A$1. Si celui qui doit rester fixe est seulement la référence de ligne, mais pas la référence de colonne, le symbole doit être inséré en mode mixte, par exemple A$1.

Google Sheets : comment bloquer la ligne d’en-tête

Très utile, la fonction de bloquer des lignes ou des colonnes d’en-tête. Le bloc crée une ligne ou une colonne mobile qui reste toujours visible tout en défilant vers le bas ou latéralement à travers les informations contenues dans les différentes cellules. Par exemple, si vous utilisez la première ligne pour étiqueter des colonnes, vous pouvez verrouiller cette ligne pour ne pas avoir à vous souvenir de quelle colonne il s’agit pendant que vous faites défiler. Cela est possible en allant dans le menu « Affichage » et en choisissant l’option « Verrouillage »> « 1 ligne » (ou jusqu’à X lignes). Vous pouvez également sélectionner la ligne qui apparaît en gris un peu plus souvent et la faire glisser jusqu’à la colonne ou la ligne que vous souhaitez verrouiller.

Blocs de feuilles

Google Sheets : les principales formules

Une fois que vous avez saisi les données et compris le fonctionnement de Google Sheets, vous pouvez traiter certaines informations à l’aide des principales formules qui sont le plus souvent utilisées dans ce domaine. Voyons donc comment fonctionnent les formules de base que toute personne qui s’approche des tableurs, ou des feuilles de calcul, devrait connaître :

  • SOMME. La syntaxe est la suivante : = SUM (plage). Cette formule additionne toutes les valeurs à l’intérieur d’une fourchette sélectionnée ;
  • MEDIA. La syntaxe est la suivante : = Moyen (gamme). Cette formule calcule la moyenne des valeurs à l’intérieur d’une fourchette ;
  • FILTRE. La syntaxe est la suivante : FILTER (intervalle, condition 1, [conditione 2]). Cette formule renvoie une version filtrée de la gamme de sources, ne renvoyant que les lignes ou les colonnes qui remplissent les conditions spécifiées (une application utile est la segmentation des données par mois et par année) ;
  • TROUVER. La syntaxe est la suivante : FIND (search_for, text_to_search, [starting_at]), la formule de recherche est sensible à la casse. Cette formule renvoie la position où une chaîne de caractères se trouve pour la première fois dans le texte ;
  • COUNTIF. La syntaxe est : = COUNTIF (intervalle, critère). Cette formule retourne un comptage conditionnel sur un intervalle, c’est-à-dire le nombre de cellules qui répondent au critère proposé. Exemple : =COUNTIF($D$1:$D$3253, « Editorial ») compte tous les articles publiés par l’auteur Editorial dans la plage sélectionnée ;
  • CONCATENA. La syntaxe est la suivante : = CONCATENER (Valeur1, «  », Valeur2). Cette formule vous permet de combiner les valeurs de plusieurs cellules dans une même cellule, par exemple Nom et Prénom ;
  • RECHERCHE.VERT. La syntaxe est : = SEARCH.VERT (recherche_clé, intervalle, index, [is_sorted]). Cette fonction est l’une des plus connues dans les tableurs et correspond à la recherche verticale. En gros, cette formule recherche la première colonne d’un intervalle pour une clé et retourne la valeur d’une cellule spécifique dans la ligne trouvée ;
  • SPLIT. La syntaxe est la suivante : = SPLIT (texte, délimiteur, [split_by_each]). Cette formule divise le texte autour d’un caractère ou d’une chaîne de caractères spécifiés et insère chaque fragment dans une cellule distincte de la ligne. En pratique, c’est la fonction inverse de CONCATENA et elle est utilisée, par exemple, lorsque vous voulez séparer les noms des noms de famille en une liste de clients ou d’utilisateurs ;
  • REMPLACEMENT. La syntaxe est : = REPLACE (text_to_search, search_for, replace_with, [occurrence_number]). Cette formule remplace le texte existant par le nouveau texte dans la chaîne. Une fonction très utile, par exemple, lorsque vous souhaitez remplacer ou mettre à jour le nom d’un produit ou un slogan ;
  • PROPRE. La syntaxe est : = PROPER (texte). Cette formule met les mots en majuscules à l’aide d’une chaîne de texte, ce qui évite de devoir formater manuellement chaque entrée.

Pour plus de formules, vous pouvez voir toutes les formules prises en charge, ou non, par Google Sheets à ce lien.

Google Sheets : formatage conditionnel

La barre supérieure vous permet de formater la feuille de calcul comme vous le souhaitez, par exemple en entrant des caractères gras, des italiques, en changeant les caractères ou les couleurs du texte et du fond de la cellule. L’outil, ainsi que d’autres logiciels de gestion de tableurs, vous permet d’insérer des formules pour la formatage conditionnelà appliquer automatiquement aux cellules sélectionnées lorsque la condition fixée dans la formule se produit. Par exemple, il est possible de choisir de mettre en évidence une cellule en rouge si la valeur saisie est inférieure à un certain seuil, ou s’il y a des chaînes de caractères particulières à l’intérieur, par exemple « Erreur ». Vous pouvez également compter les récurrences d’un certain type, par exemple le nombre de cellules qui ne sont pas vides ou qui contiennent un certain terme.

Google Sheets : la relation entre Tab

Dans une même feuille de calcul, vous pouvez créer différents Onglet thématique afin d’organiser les données et les informations de manière plus ordonnée et plus élégante. Les données des différents onglets peuvent également être appelées dans les autres onglets, avec des fonctions simples. Supposons que nous ayons créé un onglet pour chaque mois de l’année et que nous voulions résumer les principaux résultats obtenus dans un onglet récapitulatif. Dans cette situation, comme dans d’autres similaires, cette fonction est très utile.

La syntaxe est =SheetName ! Cell. Toutes les formules décrites ci-dessus et toutes celles disponibles dans Google Sheets peuvent lui être appliquées.

Google Sheets : comment importer des données à partir de pages web

Google Sheets vous permet d’importer facilement des données dans un page web qui est consulté, si les données ont été structurées sous forme de tableau. Il suffit de sélectionner le tableau en question et de le coller dans l’application. Fogli s’en chargera automatiquement, en insérant les données correctement et en les rendant prêtes à être modifiées.

Vous pouvez également utiliser le IMPORTXML qui vous permet d’extraire des données de n’importe quelle page web en les divisant automatiquement en cellules basées sur les balises HTML dans lesquelles elles sont incluses.

Google Sheets : comment exporter au format .xls et .xlsx

Avec Google Sheets, vous pouvez l’importation et l’exportation des données dans les formats les plus courants (notamment .XSL, .XSLX, .ODT, .PDF) afin que les feuilles de calcul puissent être librement réutilisées par les utilisateurs et que les données ne soient pas liées à une plateforme spécifique. Pour importer une feuille de calcul Excel dans Google Spreadsheets, il suffit d’aller dans « File », de sélectionner « Import », puis « Upload » et de choisir le fichier dans l’un des formats non protégés par un mot de passe. Pour exporter le fichier, suivez le chemin « Fichier », « Télécharger » et choisissez le format dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier en local.

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